私隐政策声明

个人资料管制

香港房屋协会(「我们」或「房协」)于收集、保存、使用、传送个人资料时,尊重法例赋予你的私隐权利。于本声明中,「个人资料」一词是指《个人资料(私隐)条例》(第486章)(该「条例」)的定义。关于如何处理你的个人资料,请仔细阅读以下内容以明白我们的政策及守则。此声明将不时按需要修订或更改。

房协的个人资料私隐主任负责整体协调、监督及检讨房协是否符合条例的要求。个人资料私隐主任由相关部门的保障资料主任协助,确保房协的业务运作符合私隐政策及保障私隐而实行的措施。

政策声明

房协按照该条例的要求,致力保障其持有的个人资料的私隐、保密、及安全。为此,我们确保职员遵守保安及保密的严格标准。房协承诺:

  • 以合法和公平的方法收集足够但不超乎适度的个人资料,而该等资料必须只为与房协的职能或活动有关的合法目的而收集;
  • 在顾及个人资料所作用途的同时,采取一切合理可行的步骤,确保所收集或保存的资料准确无误;
  • 采取一切合理可行的步骤,确保个人资料不会保留超过所需的时间;
  • 除非有关人士已明确同意改变资料的用途,或该等用途得到法律准许,否则房协只会把所收集的个人资料用于收集该等资料的目的;
  • 采取一切合理可行的步骤,保障个人资料不会为未获准许的人士查阅、处理、删除或作其他用途,也不会意外地为人查阅、处理、删除或作其他用途;
  • 采取一切合理可行的步骤,以确保任何人能获告知房协所持有的个人资料种类,以及该等资料会作甚么用途;以及
  • 准许任何人查阅和改正以他们为资料当事人的个人资料,并以法律准许或规定的方式处理该等查阅/改正个人资料的要求。

实务大纲

  1. 收集和持有的个人资料类别

    房协收集及持有以下广泛类别的个人资料,以执行我们的业务及职能: 

    • 住客/申请者/客户的资料;
    • 承办商/顾问/商业伙伴/工作伙伴的资料;
    • 就业相关的个人资料;
    • 房协委员的资料;及
    • 从房协的主网页(www.hkhs.com)及其副网页上收集到的资料,包括但不限于「隽悦」网页 (www.thetannerhill.hkhs.com)、「隽康天地」网页 (www.tth-joyouscircle.hkhs.com)及「房协长者通」网页(www.hkhselderly.com)(该「网页」)。

    房协收集的个人资料类别可能包括: 

    • 你的个人资料及联络资料,如姓名、电话号码、地址、电邮地址、传真号码、性别、出生日期、身份证号码;
    • 你的商业资料,如公司的名称及职衔;
    • 你的信用卡资料,如卡主姓名、卡号及信用卡到期日;
    • 你的帐户资料,包括帐户号码或用户帐号;
    • 你的收入来源;
    • 你的教育和就业详细资料,作为租户管理之用;
    • 你的出入境纪录,作为租户管理之用;及
    • 你的健康状况,以推行「乐得耆所」居家安老计划。

    你并非必须提供个人资料,但如你没有提供资料,你的申请或要求可能不获处理,及/或可能我们因此而不能向你提供所需的服务或功能(以适用者为准)。

  2. 收集个人资料的目的及用途 

    从你收集所得的个人资料可能会用作以下用途:

    • 租户/营运管理;
    • 处理房屋单位/房屋计划/贷款计划/津贴计划/建筑认证计划/「楼宇维修支缓计划」申请;
    • 健康评估资料;
    • 资料配对步骤;
    • 组织及进行宣传、教育及培训活动;
    • 进行客户,产品及服务的调查;
    • 获取服务;
    • 订阅刊物;
    • 办公室功能、保安、活动的行政管理;
    • 作为招聘和人力资源管理的用途,如聘任员工、雇员福利、终止、表现评核及纪律有关的事项;
    • 提供企业秘书处及委员服务;
    • 跟进及处理你任何服务的申请;
    • 推广房协商品、服务及/或设施;
    • 提供客户服务;
    • 跟进及处理投诉及查询;
    • 根据适用法律、规则及规例所作的披露;
    • 任何与收集个人资料的原来目的直接有关之其他用途;及
    • 你已同意或已被告知的其他用途。

    倘若阁下并未成年,向我们提供任何个人资料前,必须先徵求阁下之家长或监护人之同意。

  3. 于浏览房协网页或使用小型文字档案(cookies)时收集的资料 
    • 房协会记录互联网使用者浏览本网站的次数,但不会收集任何足以辨识使用者身份的资料。所收集的一般数据只用于统计报告和检查电脑系统问题,以协助我们改善网站服务。
    • 我们会采用小型文字档案(cookies)于用户的电脑以记录其网页设定。这些档案不会收集或储存可辨识使用者身份的资料。用户可更改浏览器设定选择不接收小型文字档案(cookies),或之后移除。在这情况下,用户的设定将不能保存,用户体验可能受影响。
    • 当你浏览本网站时,你的互联网规约地址、浏览器类型和曾经浏览的网页将自动被识别并记录在本网站的伺服器日志档案中。伺服器日志仅用于编制有关本网站使用量的统计资料,并不会收集任何足以辨识使用者身份的资料。
    • 我们可能基于个别原因,于不同时间,邀请你自愿提供个人资料。这些个人资料可能包括姓名、电邮地址、电话号码、传真号码和邮寄地址。当我们邀请你提供资料时,将说明收集资料的目的和用途,并会向你解释如何要求查阅或改正已提供的个人资料。
    • 本网站可能载有通往其他网站及网页的连结。每当你启动任何此等连结网址,例如点选任何广告客户的连结栏目或其他网站的超连结,即你已离开了房协的网站。你在离开房协网站后向任何其他团体提供的任何个人资料或任何其他资料,一概不在房协的管控范围内。你须承担一切浏览或使用其他网站的风险。请阅览其他位置的私隐政策(如有)。
  4. 披露

    房协将采取一切可行的步骤将你的资料保密,就上文第二段提及的任何一个或多个目的,我们可能调动/转移你的个人资料或与任何下列任何一方交换此类资料,不论对方是否位于香港境内或境外:

    • 向我们提供有关业务营运的行政、电讯、电脑、或其他服务的任何代理商、承办商或第三方服务供应商;或
    • 根据对我们有约束力的任何法律要求,或为了符合由监管机构或其他机构发出而我们亦应遵守的任何指引或工作守则,我们有责任向有关人士披露资料。

    除非本声明已表明或事先得到同意,向你收集的个人资料将不会向上述人士以外的任何第三方披露。

  5. 保安

    除上文第四段提及以外,不论其储存方式,只有经授权并且对房协有保密责任的职员及承办商才可获准查阅你的个人资料。被指定负责处理个人资料的房协雇员或承办商在处理有关个人资料时,必须按指示遵守本声明。

  6. 个人资料的保存

    除非法例规定房协须保存你的个人资料一段指定的时间,我们只会将个人资料保存至达到上文所述收集个人资料的原来目的为止。并将根据房协的内部程序按时纂辑、清洗或以匿名方式处理房协系统内不必要的个人资料。

  7. 查阅/更改资料的要求 

    如欲要求查阅及更改房协所持有的个人资料,可致函至:

    香港铜锣湾告士打道280号
    世界贸易中心29楼
    香港房屋协会
    个人资料私隐主任
    (注明保密)

    处理查阅或更改资料的要求时,房协将核实提出要求者的身份,以确保该人在法律上有权提出查阅或更改资料的要求。

    房协须于四十天内回应你的要求。我们将尽所能达成,但可能就有关要求收取合理费用,以支付因应查阅或更改资料要求或任何额外影印所产生的成本。此费用将不时予以调整。

    若本声明的英文版本与中文版本有任何歧义,一概以英文版本为准。

备注:

若本声明的英文版本与中文版本有任何歧义,一概以英文版本为准。

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